Paul Smeets start met de inventarisatie van de problematiek. Aansluitend bekijkt hij welke vorm van geschiloplossing het beste aansluit bij die problematiek, het project en de partijen zelf. Vervolgens wordt een overeenkomst opgesteld, een procesdocument waarin de werkafspraken worden vastgelegd. Daarna analyseert Paul Smeets samen met partijen hoe het conflict is ontstaan, wat de kern is en welke belangen er spelen. Tenslotte inventariseert hij samen met partijen de oplossingsrichtingen, begeleidt hij de onderhandelingen en leidt hij partijen - desgewenst in samenwerking met hun advocaten en adviseurs - naar het maken van concrete afspraken. Deze afspraken worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst ex art.7:900 BW

Sta ik niet sterker met een rechterlijke uitspraak? Een succesvolle bemiddeling resulteert in een vaststellingsovereenkomst ex artikel 7:900 BW. Een vaststellingsovereenkomst heeft voor partijen dezelfde rechtskracht als een vonnis van de rechter of arbiter. Het ministerie van Justitie heeft in 2011 vastgesteld dat in Nederland 88% van de vaststellingsovereenkomsten wordt nagekomen, terwijl dat percentage bij een rechterlijk vonnis aanzienlijk lager ligt (tussen de 40-50%). Rechtvaardigheidsgevoel en controle zijn hier key issues.

De kosten van de bemiddeling hangen nauw samen met de doorlooptijd van de procedure. Ter vergelijking, uit het jaarverslag 2010 van de Raad van Arbitrage voor de Bouw blijkt dat 50% van de geschillen binnen 1 jaar wordt beslecht, 90% binnen 2 jaar en 10% duurt langer dan 2 jaar. Uit de cijfers van Bureau Bouwconflict blijkt dat in 90% van de geschillen binnen 2 tot 6 maanden een vaststellingsovereenkomst wordt gesloten.

Met bemiddeling worden conflicten sneller en meer naar tevredenheid van de betrokkenen opgelost. De kans dat u weer een werkbare relatie met de andere partij(en) krijgt, is aanzienlijk groter dan wanneer een conflict voor de rechter of arbiter wordt uitgevochten. In een formele procedure kunnen alleen juridisch bewijsbare zaken worden behandeld en kan slechts nakoming, schadevergoeding en ontbinding (of een combinatie daarvan) worden gevorderd.